書類を紛失してしまう可能性がある

アナログな文書管理をしているからには、書類を紙で発行して、持ちだしたり保管したりしています。
紙媒体として書類をいろいろなところを持ち出し、道中でその書類を紛失してしまうという可能性は大いにあるかと思います。
これが社外との取引に関わる書類である場合には、更に大きなトラブルに発展することもあるでしょう。
こうしたセキュリティの観点から見ても、紙のまま書類を保管しておくということは、それなりに危険があります。

文書が盗まれる危険性もある

専用の倉庫に膨大な書類を保管しているという場合もあるかと思います。この場合、書類を誰でも見ることができますし、盗むことも難しくないでしょう。
そのため、書類が盗難の被害にあうということも、可能性として考えられることです。
こうしたことも、文書管理システムとしてデジタル化すれば、未然に防ぐことができます。
なかにはアクセス権限を付けられるものもあるので、セキュリティ対策にも繋がります。
情報漏洩を防ぐことにもなりますね。

書類を探すことに時間をロスしてしまう

仕事はスムーズに進めたいものですが、必要な書類を探すことに時間を割いてしまうことも多々あります。
無駄な時間がない、“タイパ(タイムパフォーマンス)”が重視されている昨今で、書類を探すのに長く時間を割いてしまうのは、業務が非効率になります。
毎日のように書類探しに手間取っているという方もいるかと思いますが、文書管理システムの検索機能があれば、こうした“探す時間”は無くなるわけです。
書類探しがスピーディになるだけで、かなり業務も効率化に繋がっていくでしょう。
更に、オンラインで他のデバイスからアクセスできるようにすれば、書類をオフィスに取りに行かなくても、そのままテレワークで書類を使うことができます。

システムの導入に伴ってペーパーレス化も進む

書類を紙として使用していれば、専用のコピー機が必要ですし、用紙やインクも消耗します。
「書類を紙に印刷する」という動作一つで、いろいろなコストがかかります。。
しかも、毎日何百枚と印刷をしていれば、かかるコストもかなりの金額になることでしょう。
しかし、文書管理システムを導入することで、印刷にかかるこうしたコストを大幅に削減することができます。
機密文書に至っては、ときにシュレッダーにかけて破棄することもありますが、こうした手間もなくなります。
ペーパーレス化のメリットを大いに受けることになりますから、これだけでもかなりの利点となるでしょう。

検索機能で書類を探す時間を短縮できる

紙の書類を使用していれば、それだけ書類を探すのには時間がかかりますし、かなりの労力を使うことになるはずです。
保管している倉庫の規模にもよりますが、書類を探している時間を短縮することができれば、かなり作業の効率化が図れるのではないでしょうか。
文書管理システムには書類を検索することができる機能がついています。
場合によって使い分けられるようにいろいろな種類の検索方法があるので、書類探しに手間取ることがなくなります。
精神的な負担も軽減されることでしょうから、社員一人ひとりの作業もより効率的に進んでいくはずです。

アクセス権限を設定してセキュリティ対策もばっちり

様々な種類の書類が保管されていくわけですが、範囲に応じてアクセス権限を設定することが可能です。
「役職のついた人には見られても良いが、その他の社員に見られてはならない書類」という場合でも、アクセス権限を設定することで、安心してシステム内に書類を保管することができます。
業務効率化だけでなく、セキュリティ対策としても活用できる一面があります。
また、バージョン管理の機能がついていれば、書類の内容が更新されたタイミングや、誰が行ったのかといったところまで記録することが可能です。
何度も書類を更新してしまうと、「何が最新のものか分からなくなる」ということになってしまう危険性もありますが、こうした機能があれば、常に最新版の書類を間違いなく使用することができます。

書類をデジタル化することで、どこにいても書類を使うことが可能になる

テレワークをしていて書類が必要になった場合、わざわざオフィスまで書類を取りに行かなくてはならないという事態になります。
「ハンコ出社」という言葉もありますが、こうしたことは仕事をするうえで大変非効率です。
システムによって共有する方法は異なる可能性がありますが、メールでの送受信やクラウド上での共有が可能ですので、テレワーク中であっても自由に書類を扱うことが可能です。

導入や運用にコストがかかる

いくら紙を使用せずにデジタル上のみで完結するからといって、まったくコストがかからないわけではありません。
導入をすることにコストがかかり、そこにランニングコストもかかってくるでしょう。
そのため、文書管理システムを導入したからといって、コストが安くなるとは限りません。
導入の前と後の状況を前もって比較して、本当にコストが抑えられるのか検討しておくことも重要です。

導入してもうまく使いこなせない場合がある

せっかく導入しても、システムが上手く利用できなかったり、業務フローが回らなくなることも考えられます。
もちろん新しいシステムを導入したのですから、それに合わせたマニュアルを作るなどという対策も必要になるでしょう。
導入については、社員の対応が100％上手くいったことを前提にして考えがちです。
しかし、そもそも社員が上手くシステムに慣れてくれるのか、というところも疑問になるでしょう。
社内の導入に向けた対応というのも大切です。

これまで紙で保管していた書類のスキャン作業が必要

導入前は紙書類を保管していたので、文書管理システムを導入した直後は、紙書類をシステム内にスキャンする作業があります。
オフィスにある大量の書類をスキャンしていくため、かなりの労力がかかります。
この部分を外注するという選択肢もありますが、その場合には追加で料金がかかってしまうということを忘れないようにしましょう。

データの定期的な整理が必要になる

文書管理システムも、長い期間使っていくことで、使う人も増えていきますし、保管する書類の数も増えていくはずです。
長く使えば使うほど、データが散らばってしまうこともありますし、散らばれば本来のシステムの強みがいきない環境になってしまうこともあるでしょう。
そのため、システム内のデータは定期的に整理しておく必要があります。
運用の仕方やそのときの状況に合わせて、社内のルールや使い方も見直すと良いでしょう。

「なぜ導入するのか」という部分を明確にしておく

そもそもなぜ文書管理システムを導入するのか、という目的を明確にしておきましょう。
「なぜ導入を検討しているのか」という目的と、「導入して何をどうしたいのか」というゴールの目安を決めておくと、自社に合ったシステムを絞りやすく、検討しやすくなります。
その目的やゴールというのもが最終的に導入するシステムを選択するときの基準となるので、導入するシステムを間違うなどのミスも防げます。

欲しい機能は何なのかを明確にする

欲しい機能をまとめておくことで、システムを選択するときの基準ができます。
「このシステムはコストが安いけど、承認作業などの機能はないのか」「逆にこっちのシステムは少々値が張るけど、ワークフローをサポートする機能が充実している」というように、比較しながら検討することができるようになります。
コストとの兼ね合いで多少の妥協を考えることもあるかもしれませんので、優先する機能の優越も先に決めておくとよいかもしれません。

いろいろなデバイスで対応しているか確認する

パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットなどの端末でも利用できることを、マルチデバイスと呼びます。
このマルチデバイスの機能があると、オフィスだけでなくいろいろな場所で書類を使うことができます。
テレワークをしている最中にも、オフィスに行かなくても書類を使うことができるのです。
こうした機能は業務の効率化に大きく影響しますので、事前によく確認しておくようにしましょう。

セキュリティ対策がよくできているものを選ぶ

紙の書類ではなくデータとしてやり取りをするようになるため、セキュリティ対策が必要なのは変わりません。
一つのミスで情報が流出してしまい、盗もうと思えば簡単に盗めます。
そのため、アクセス権限を設定するなどのセキュリティ対策は大変重要です。
コストの安さなどに目が生きがちですが、社内の書類をすべてシステムに預けているため、リスクを回避できるようなセキュリティが十分に施されているものを選ぶようにしましょう。

オンプレミス型とSaaS型があるので注意

オンプレミス型は、自社のサーバーにシステムを構築するためセキュリティは強固なものです。また、自社のサーバーを使うため、カスタマイズが柔軟にできることもメリットになります。
ただし、初期費用がかかりますし、自社のサーバーであるからにはメンテナンスも自社で行う必要があるという点は、注意点となります。

一方でSaaS型は、インターネット上にあるサーバーを利用し、パッケージになったサービスを利用するというものです。
自社のサーバーを使わないないため、初期費用やメンテナンスの手間などを抑えることができます。
ただし、セキュリティの観点からすると、自社ではなくサービスを提供している業者に任せることになります。
提供している業者のセキュリティ管理がどれくらい十分なものであるか、よく調査しておくことが重要でしょう。